为做好学校党委机要文件管理工作，使之规范化、制度化、科学化，按照国家《保密法》有关规定，结合学校实际，特制定本规范。
一、文件的领取
1．负责领取文件的机要人员应严格执行保密纪律，不该看的不看，不该问的不问，不该说的不说。
2．机要人员应及时到湖北省委机要文件交换中心等上级有关部门和学校收发室领取文件，核对无误后取回。一般情况每周最少领取一次，特殊情况随叫随到。
3．为保证文件的安全，机要人员取文后应直接回到办公室，不得办理与文件无关的事宜或携文到其它公共场所。
4．领取的文件应按程序及时办理，做好文件的收发、登记等工作，并将文件及时呈送党政办主任批签，不得延误。
二、文件的传阅
1．文件应严格按规定范围传阅，不得擅自扩大或缩小范围。
2．校领导阅文由机要人员直接呈送到校领导办公室，阅后应及时锁入保密柜；其他人员阅文必须到阅文室或机要室。
3．传阅文件必须使用专用文件夹，绝密件、地师级文件、密码电报随传随收，并做好签收记录。
三、文件的翻印
绝密文件和发文机关规定不准翻印的文件，一律不得擅自翻印。上级机关制发的“机密”、“秘密”级文件，确需翻印的，必须经党政办主任批准，由机要人员亲自复印，并在复印件上加盖复印章，做好登记，限期归还。翻印后的文件与原文件同等管理。
四、文件的清退、归档和销毁
1．凡是上级要求清退的密件，必须由专人专车及时清退。确因工作需要留存的密件，必须报本单位主管领导批准，并做好登记手续。
2．文件的归档和销毁，均应先清理登记造册，列出拟归档和销毁的文件清单，报单位主管领导审批后，分别送校档案馆归档或上级指定文件销毁站销毁。归档和销毁都要做好交接手续。