一、申请使用会议中心（西院大礼堂）的单位应制定应急预案并到保卫处审批。
二、申请使用会议中心（西院大礼堂）的单位要安排专人负责组织人员有秩序地出入会场，维护好公共秩序，禁止携带易燃、易爆物品及危险品入场。
三、会议中心（西院大礼堂）使用期间，申请使用会议中心（西院大礼堂）的单位必须打开所有安全通道，并安排专人负责，确保人员能够及时安全疏散。如遇有突发事故，申请使用会议中心（西院大礼堂）的单位按已在保卫处备案的安全预案进行处置。
四、会议中心（西院大礼堂）内杜绝使用明火，严禁吸烟，不得举行有明火内容的各类活动。
五、会议中心（西院大礼堂）管理人员要定期检查内部的消防安全隐患，做好检查记录。对发现的安全隐患要及时上报，提出整改意见和建议；对暂时无法根除的安全隐患，应做好应急措施，并及时向领导汇报。管理人员要配合有关部门进行安全检查。
六、会议中心（西院大礼堂）管理人员在每场活动结束后，要督促有关人员进行清场，切断电源，关好门窗和水龙头。